1. Przekazanie danych przez Zarządcę zasobów mieszkaniowych

Poprawne i terminowe rozliczenie kosztów ogrzewania, wymaga określenia przez Zarządcę nieruchomości i przekazania firmie rozliczającej:

• szczegółowych zasad rozliczania, opartych na regulaminie opracowanym przez Zarządcę
• okresu rozliczeniowego
• odpowiednich kosztów, oraz podziału procentowego na koszty stałe i koszty zużycia
• danych osobowych lokatorów (aktualne nazwiska, metraże mieszkań, przedpłaty na poczet ogrzewania, wody i innych mediów)

2. Odczyt wskazań urządzeń (podzielników, indywidualnych liczników ciepła, wody)

• odczyt wskazań podzielników (indywidualnych liczników ciepła, wody) jest wykonywany przez firmę rozliczeniową dla uzgodnionego z Zarządcą okresu rozliczeniowego
• termin odczytu zostaje podany lokatorom z wyprzedzeniem i jest wywieszany na klatkach schodowych
• odczytu dokonują pracownicy zaopatrzeni w specjalne identyfikatory
• wyniki odczytów urządzeń tradycyjnych zostają odnotowane na kwitach odczytowych i potwierdzenie podpisem przez użytkownika lokalu. W przypadku urządzeń radiowych (gdzie nie zachodzi konieczność wejścia do mieszkania) przesyłane są bezpośrednio do systemu rozliczeniowego

3. Wprowadzenie danych do systemu rozliczeniowego

Dane dostarczone przez Zarządcę oraz wartości odczytane z urządzeń, wprowadzane są następnie do komputerowego systemu rozliczeniowego obsługiwanego przez wyspecjalizowanych pracowników Centrum Rozliczeniowego

4. Ustalenie kosztów stałych i kosztów zużycia

Całkowite koszty zakupu energii cieplnej dla danej nieruchomości dzielą się na:

• koszty stałe – tzw. opłata stała pobierana przez dostawcę za gotowość do dostarczania ciepła (opłaty przesyłowe i abonament)
• koszty zmienne – koszty za ciepło dostarczane w okresie grzewczym.

Dzielą się na:

• koszty stałe – związane z ogrzewaniem części wspólnych nieruchomości (klatki schodowe, strychy, itp.), oddawaniem ciepła przez piony
• koszty zużycia – uzależnione od wskazań z zainstalowanych urządzeń

Podział kosztów, który firma rozliczeniowa przyjmuje do rozliczenia, określany jest przez Zarządcę nieruchomości kwotowo, bądź procentowo.

5. Określenie obliczeniowych jednostek zużycia ciepła dla danego mieszkania

• wartość odczytów z danego podzielnika pomnożona przez współczynnik przeliczeniowy UF odpowiadający grzejnikowi na którym zainstalowany jest podzielnik oraz przez współczynnik redukcyjny położenia mieszkania daje tzw. obliczeniowe jednostki zużycia dla tego grzejnika
• suma obliczeniowych jednostek zużycia dla wszystkich grzejników w mieszkaniu stanowi liczbę obliczeniowych jednostek zużycia dla danego mieszkania

6. Określenie obliczeniowych jednostek zużycia ciepła dla nieruchomości

Suma obliczeniowych jednostek zużycia wszystkich mieszkań w danej nieruchomości stanowi liczbę obliczeniowych jednostek zużycia dla tej nieruchomości.